Sách hay

Cách Thêm Văn bản Thay thế (Alt Text) trong Microsoft Word 2019-2024

Đăng vào bởi cdgdangiang

Contents

Bạn có thể tạo văn bản thay thế (Alt text) cho các hình dạng, ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt hoặc các đối tượng khác trong tài liệu Microsoft 365 của mình. Văn bản thay thế giúp những người khiếm thị hiểu được hình ảnh và nội dung đồ họa khác. Khi ai đó sử dụng trình đọc màn hình gặp phải hình ảnh trong tài liệu, họ sẽ nghe thấy văn bản thay thế mô tả hình ảnh đó; nếu không có văn bản thay thế, họ sẽ chỉ biết rằng họ đã đến một hình ảnh mà không biết hình ảnh đó hiển thị nội dung gì. Việc tạo nội dung dễ tiếp cận ngay từ trong Microsoft Word 2019-2024 là bước quan trọng, đặc biệt khi bạn có ý định chia sẻ hoặc lưu trữ tài liệu dưới dạng PDF hoặc các định dạng khác.

Sử dụng các quy trình trong bài viết này để tìm hiểu cách thêm văn bản thay thế vào hình dạng, ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt hoặc đối tượng đồ họa khác trong các ứng dụng Microsoft Office, bao gồm các phiên bản phổ biến như Word 2019 và Word 2021.

Thêm văn bản thay thế

  1. Thực hiện một trong các cách sau:

    • Nhấp chuột phải vào đối tượng và chọn Chỉnh sửa Văn bản Thay thế (Edit Alt Text).
    • Chọn đối tượng và sau đó chọn menu định dạng cho đối tượng, ví dụ: Định dạng Hình ảnh (Picture Format). Chọn Văn bản Thay thế (Alt Text).

    Lưu ý: Để thêm văn bản thay thế cho toàn bộ đồ họa SmartArt hoặc biểu đồ, hãy nhấp vào đường viền của đồ họa SmartArt hoặc biểu đồ, chứ không phải một hình dạng hoặc phần riêng lẻ.

  2. Trong ngăn Văn bản Thay thế (Alt Text), nhập 1-2 câu vào hộp văn bản để mô tả đối tượng và ngữ cảnh của nó cho người không thể nhìn thấy.

Đánh dấu Hình ảnh chỉ Mang tính Trang trí

Nếu hình ảnh của bạn hoàn toàn mang tính trang trí và tăng thêm sự hấp dẫn về mặt hình ảnh nhưng không cung cấp thông tin, bạn có thể đánh dấu chúng như vậy mà không cần phải viết bất kỳ văn bản thay thế nào. Ví dụ về các đối tượng nên được đánh dấu là trang trí là các đường viền kiểu cách. Những người sử dụng trình đọc màn hình sẽ nghe thấy rằng các đối tượng này mang tính trang trí để họ biết rằng họ không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Bạn có thể đánh dấu hình ảnh của mình là trang trí trong Excel, PowerPoint và Word.

Xem thêm: Đêm Trước Đồng Chí PDF: Tải và Review Sách (Bối Khách Bang)

  1. Để mở ngăn Văn bản Thay thế (Alt Text), thực hiện một trong các cách sau:

    • Nhấp chuột phải vào hình ảnh, sau đó chọn Chỉnh sửa Văn bản Thay thế (Edit Alt Text).
    • Chọn hình ảnh, chọn Định dạng (Format) > Văn bản Thay thế (Alt Text).

  2. Chọn hộp kiểm Đánh dấu là trang trí (Mark as decorative). Trường nhập văn bản sẽ bị mờ đi.

Bật hoặc tắt Văn bản Thay thế Tự động

Nếu bạn không muốn văn bản thay thế được tạo tự động được thêm vào hình ảnh đã chèn, bạn có thể tắt tùy chọn văn bản thay thế tự động. Nếu sau này bạn thay đổi ý định, bạn có thể dễ dàng bật lại.

  1. Chọn Tệp (File) > Tùy chọn (Options) > Trợ năng (Accessibility).
  2. Trong phần Văn bản Thay thế Tự động (Automatic Alt Text), chọn hoặc bỏ chọn tùy chọn Tự động tạo văn bản thay thế cho tôi (Automatically generate alt text for me), sau đó chọn OK.
Xem thêm: Tải Sách Thao Túng Cảm Xúc Nói Ám Ảnh Vì Không Đủ Tốt PDF

Phê duyệt văn bản thay thế tự động

Bạn có thể phê duyệt văn bản thay thế được tạo tự động trong Microsoft 365.

  1. Nếu văn bản thay thế đạt yêu cầu, hãy chọn hộp kiểm Phê duyệt văn bản thay thế (Approve alt text).

Thêm văn bản thay thế trong Excel, PowerPoint và Word cho Microsoft 365 trên Mac

Mẹo:

  • Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế, hãy bao gồm phụ đề chi tiết cho những người bị điếc hoặc hạn chế về thính giác.
  • Để bật tính năng nhấp chuột phải trên máy Mac của bạn, hãy đảm bảo rằng tùy chọn Nhấp chuột phụ (Secondary click) được chọn trong Cài đặt Hệ thống (System Settings).
  • Để kiểm tra chính tả và sửa một từ bạn đã nhập, hãy nhấn Control-click hoặc nhấp chuột phải vào từ đó, sau đó chọn một tùy chọn từ các lựa chọn thay thế được đề xuất.
Xem thêm: Khi Vây Quanh Là Những Người Ái Kỷ PDF: Nhận Diện & Đối Phó

  1. Thực hiện một trong các cách sau:

    • Nhấn Control-click hoặc nhấp chuột phải vào đối tượng, sau đó chọn Xem Văn bản Thay thế… (View Alt Text…). Ngăn Văn bản Thay thế (Alt Text) sẽ mở ra.

    • Chọn một đối tượng. Trên ribbon, chọn tab Định dạng (Format) của đối tượng, sau đó chọn Văn bản Thay thế (Alt Text).

    Lưu ý: Để thêm văn bản thay thế cho toàn bộ đồ họa SmartArt hoặc biểu đồ, hãy nhấp vào đường viền của đồ họa SmartArt hoặc biểu đồ, chứ không phải một hình dạng hoặc phần riêng lẻ.

  2. Trong ngăn Văn bản Thay thế (Alt Text), nhập 1-2 câu vào hộp văn bản để mô tả đối tượng và ngữ cảnh của nó cho người không thể nhìn thấy.

Thêm văn bản thay thế trong Outlook cho Microsoft 365 trên Mac

  1. Nhấn Control-click hoặc nhấp chuột phải vào đối tượng và chọn Chỉnh sửa Văn bản Thay thế… (Edit Alt Text…). Ngăn Văn bản Thay thế (Alt Text) sẽ mở ra.

    Lưu ý: Để thêm văn bản thay thế cho toàn bộ đồ họa SmartArt hoặc biểu đồ, hãy nhấp vào đường viền của đồ họa SmartArt hoặc biểu đồ, chứ không phải một hình dạng hoặc phần riêng lẻ.

  2. Trong ngăn Văn bản Thay thế (Alt Text), nhập 1-2 câu vào hộp văn bản để mô tả đối tượng và ngữ cảnh của nó cho người không thể nhìn thấy.

Thêm văn bản thay thế vào Bảng tổng hợp Excel (PivotTable)

  1. Nhấn Control-click hoặc nhấp chuột phải vào Bảng tổng hợp (PivotTable), sau đó chọn Tùy chọn Bảng tổng hợp… (PivotTable Options…).

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn Bảng tổng hợp… (PivotTable Options…), chọn Văn bản Thay thế (Alt Text).

  3. Trong tab Văn bản Thay thế (Alt Text), nhập tiêu đề cho Bảng tổng hợp vào hộp văn bản Tiêu đề (Title).

  4. Trong hộp văn bản Mô tả (Description), nhập 1-2 câu để mô tả bảng và ngữ cảnh của nó cho người không thể nhìn thấy. Khi hoàn tất, chọn OK.

Xem thêm: Luân Xa Kích Hoạt Sức Mạnh Chữa Lành PDF – Ambi Kavanagh

Đánh dấu Hình ảnh chỉ Mang tính Trang trí trên Mac

Nếu hình ảnh của bạn hoàn toàn mang tính trang trí và tăng thêm sự hấp dẫn về mặt hình ảnh nhưng không cung cấp thông tin, bạn có thể đánh dấu chúng như vậy mà không cần phải viết bất kỳ văn bản thay thế nào. Ví dụ về các đối tượng nên được đánh dấu là trang trí là các đường viền kiểu cách. Những người sử dụng trình đọc màn hình sẽ nghe thấy rằng các đối tượng này mang tính trang trí để họ biết rằng họ không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Bạn có thể đánh dấu hình ảnh của mình là trang trí trong Excel, PowerPoint và Word trên Mac.

  1. Để mở ngăn Văn bản Thay thế (Alt Text), thực hiện một trong các cách sau:

    • Nhấn Control-click hoặc nhấp chuột phải vào hình ảnh, sau đó chọn Xem Văn bản Thay thế (View Alt Text).
    • Chọn hình ảnh, sau đó chọn Định dạng Hình ảnh (Picture Format) > Văn bản Thay thế (Alt Text).

  2. Chọn hộp kiểm Đánh dấu là trang trí (Mark as decorative). Trường nhập văn bản sẽ bị mờ đi.

Bật hoặc tắt văn bản thay thế tự động trên Mac

Nếu bạn không muốn văn bản thay thế được tạo tự động được thêm vào hình ảnh đã chèn, bạn có thể tắt tùy chọn văn bản thay thế tự động trong PowerPoint và Word trên Mac. Nếu sau này bạn thay đổi ý định, bạn có thể dễ dàng bật lại.

Xem thêm: Tải Bách Khoa Thư Phong Thủy PDF: Cẩm Nang Kiến Thức Toàn Diện
  1. Nhấn Command + Dấu phẩy (,). Hộp thoại tùy chọn ứng dụng sẽ mở ra.
  2. Chọn Trợ năng (Accessibility), sau đó chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Tự động tạo văn bản thay thế cho tôi (Automatically generate alt text for me).

Thêm văn bản thay thế trong các phiên bản Office cũ hơn (Ví dụ: Office 2016, 2019)

Mặc dù giao diện có thể hơi khác so với Microsoft 365, nguyên tắc thêm Alt Text trong các phiên bản như Microsoft Word 2019 vẫn tương tự.

  1. Thực hiện một trong các cách sau:

    • Đối với hình dạng, ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt hoặc đối tượng khác, nhấp chuột phải vào đối tượng, nhấp vào Định dạng Đối tượng (Format Object), Định dạng Hình ảnh (Format Picture), Định dạng Vùng Biểu đồ (Format Chart Area), hoặc tương tự, sau đó nhấp vào Văn bản Thay thế (Alt Text) trong ngăn mở ra.

      Lưu ý: Ngăn nơi bạn nhấp vào Văn bản Thay thế (Alt Text) là động và tiêu đề cũng như danh sách thay đổi tùy thuộc vào đối tượng bạn nhấp vào. Để thêm văn bản thay thế cho toàn bộ đồ họa SmartArt hoặc biểu đồ, hãy nhấp vào đường viền của chúng.

    • Đối với Bảng tổng hợp Excel (PivotTable), nhấp chuột phải vào nó, trỏ đến Tùy chọn Bảng tổng hợp (PivotTable Options), sau đó nhấp vào Văn bản Thay thế (Alt Text).

  2. Trong hộp Mô tả (Description), nhập giải thích về hình dạng, ảnh, biểu đồ, Bảng tổng hợp, đồ họa SmartArt hoặc đối tượng khác. Hộp này nên luôn được điền.

  3. Nếu muốn, trong hộp Tiêu đề (Title), nhập một bản tóm tắt ngắn gọn. Hộp này chỉ nên được điền nếu bạn đang nhập một giải thích chi tiết hoặc dài trong hộp Mô tả (Description).

    Lưu ý: Trừ khi bạn có một biểu đồ phức tạp, bạn thường chỉ cần nhập văn bản vào hộp Mô tả (Description). Khi bạn có nội dung phức tạp cần mô tả, việc điền vào trường Tiêu đề (Title) sẽ hữu ích để người dùng không cần đọc toàn bộ mô tả trừ khi muốn.

Xem thêm: Tải Tâm Sinh Lý Học Con Người PDF: Khám Phá Các Tầng Nhu Cầu Cơ Bản

Thêm lệnh Văn bản Thay thế vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (Quick Access Toolbar)

Nếu bạn thường xuyên thêm văn bản thay thế, bạn có thể thêm lệnh Văn bản Thay thế (Alt Text) vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh để tạo lối tắt cho nó.

  1. Ở góc trên bên trái phía trên ribbon, nhấp vào Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (Customize Quick Access Toolbar) .
  2. Nhấp vào Lệnh Khác (More Commands) > Chọn lệnh từ (Choose commands from) > Lệnh không có trong Ribbon (Commands Not in the Ribbon).
  3. Nhấp vào Văn bản Thay thế (Alt Text) > Thêm (Add).

Tổng kết

Việc thêm Văn bản Thay thế (Alt Text) vào hình ảnh và các đối tượng đồ họa khác trong tài liệu Microsoft Word 2019-2024 là một yếu tố quan trọng để đảm bảo khả năng tiếp cận. Nó không chỉ giúp người dùng trình đọc màn hình hiểu được nội dung trực quan mà còn thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp của người tạo tài liệu. Bằng cách mô tả chính xác và súc tích các yếu tố hình ảnh, bạn làm cho tài liệu của mình trở nên hữu ích hơn cho mọi đối tượng người đọc. Đây là một bước nền tảng thiết yếu để tạo ra các tài liệu dễ tiếp cận, kể cả khi bạn dự định xuất bản hoặc chia sẻ chúng dưới dạng PDF hoặc các định dạng kỹ thuật số khác. Hãy thực hành việc thêm Alt Text như một phần không thể thiếu trong quy trình soạn thảo tài liệu của bạn.

Xem thêm: Tải Sách Buông Tay Để Con Bay PDF – Thu Hà (Mẹ Xu Sim)

Tải xuống tài liệu hướng dẫn Microsoft Word 2019-2024 PDF

TẢI SÁCH PDF NGAY